Fragen, deren Antworten meist nicht oder nicht ausreichend schriftlich dokumentiert sind. Und das, obwohl Anweisungen in den folgenden Bereichen durch den Gesetzgeber vorausgesetzt werden und oft schon existieren:

• Außenwirtschaftsrecht das ICP (Internal Compliance Programm)
• Bewilligung zum Ermächtigten Ausführer

Hinzu kommen diverse Regelung zur Erlangung und Erhaltung des Authorized Economic Operators (Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter), der Warenannahme, der Einfuhr, der Ausfuhr, der Einreihung usw. Verbindliche interne Anweisungen schaffen einen sicheren Handlungsraum für Mitarbeiter und mindern das Risiko eines Durchgriffs bei rechtlichen Verstößen. Auch wird die Organisation gesamt und deren rechtlichen Vertreter*innen vor monetären Schäden und Sanktionen geschützt. Ein einziger Außenhandelsprozess betrifft regelmäßig mehrere Arbeitsbereiche im Unternehmen. Zwar lehnen sich die Außenhandelsdokumentationen an bestehende Qualitätsprozesse und Dokumentationsformen an, doch ist das Ziel der Außenhandelsdokumentationen, die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Das bedingt in vielen Fällen die Anpassung der Organisation und einzelner Arbeitsbereiche an rechtlich erforderlichen Standardprozesse. Daraus lässt sich erkennen, dass eine reine Dokumentation nicht ausreichend ist. Vielmehr handelt es sich um eine mehrstufige Vorgehensweise.

1. Dokumentation der rechtlichen Vorgaben (Soll-Prozess); 2. Dokumentation der aktuellen Abwicklung und Zuständigkeiten (Ist-Prozess); 3. Abgleich des Soll- und des Ist-Prozesses; 4. Überführung der Organisation in den Soll-Prozess mit Schulungen und Organisatorischen Anpassungen; 5. Beauftragung von intern verantwortlichen Personen; 6. Einführung eines Überwachungsmanagements.

Wichtig dabei ist die Ansprache und Mitnahme der Mitarbeiter und die kompakte, verständliche Dokumentation in der Unternehmenssprache. Zusammengefasst: Regeln Sie Ihre außenhandelsrelevanten Unternehmensbereiche und schützen Sie Ihre Sachbearbeiter, Ihre Führungskräfte und die Zukunft Ihrer Organisation. Wie Verfahrensanweisungen im Außenhandel rechtlich sicher, einfach und kompakt erstellt werden, erfahren Sie in dem Seminar „Arbeits- und Organisationsanweisungen“.